Opérateur de l'ambition fluviale, Voies navigables de France est un acteur incontournable du développement durable, de la gestion globale de l'eau, de l'attractivité des territoires. Passionnés de la gestion de l'eau et conscients de son importance cruciale pour l'avenir, nos 4000 talents au Siège comme en direction territoriale et sur le terrain ont à coeur d'apporter un service public moderne adapté aux enjeux d'aujourd'hui et de demain.

Les assistant.e.s travaillent en collectif au sein d'un même bureau. Elles/Ils assurent une continuité de service sur l'ensemble des missions administratives suivantes :

1. Secrétariat: 

-     Assurer la gestion d´agendas des membres du CODIR (membres de la direction)

-     Organiser les évènements relatifs au CODIR ou au Comité Stratégique : réalisation des invitations, réservation des salles, échanges éventuels avec des prestataires

-     Gérer le courrier postal et dématérialisé et effectuer le suivi du courrier pour l'ensemble des services

-     Gérer les parapheurs pour l'ensemble des services

-     Mettre en forme des courriers, lettres, notes et effectuer des relectures

-     Réaliser des comptes rendus et divers documents (autorisations de conduite)

-     Gérer les appels téléphoniques

-     Accueillir les éventuels rendez-vous des membres du CODIR -     Gérer et utiliser les boîtes mails des différents services

-     Etablir les ordres de missions permanents, temporaires et internationaux pour l'ensemble des agents de la Direction Territoriale de Strasbourg

-     Préparer l'organisation logistique de réunions (réservation de salle etc.)

-     Elaborer et gérer le tableau prévisionnel des congés des agents

-     Apporter un appui pour l'organisation d'évènements tiers en lien avec le service communication, le Service Développement ou le pôle Management Qualité.

-     Effectuer l'accueil du bâtiment du quai de paris ponctuellement

2. Déplacements:

-     Assurer la gestion des déplacements de l'ensemble des agents de la Direction Territoriale de Strasbourg (réservation d'hôtels, train, avion, location des véhicules etc.)

-     Mettre à jour la cartographie des populations par service en fonction des départs et des arrivées

-     Administrer l'outil de gestion des déplacements NOTILUS (mise à jour des profils et des populations), et former à l'utilisation de cette plateforme

-     Participer aux clubs nationaux sur les déplacements

3.Ressources

-     Piloter et administrer l'outil de réservation des véhicules

-     Travailler de concert avec le logisticien du quai de paris

Conditions particulières d'exercice et moyens mis à disposition :

-     Bureau situé à Strasbourg, à 5min à pied de la gare centrale

-      Ordinateur et téléphone portable.

Avantages :

-     Remboursement des frais de transport à hauteur de 75%

-     Carte ticket restaurant Informations liées au cycle de mobilité

Profil recherché :

Compétences techniques:

- Maîtrise des outils de bureautique et de messagerie

- Excellentes qualités rédactionnelles

- Capacités de synthèse

- Savoir filtrer et hiérarchiser les informations Compétences relationnelles et aptitudes      

- Discrétion et esprit d'équipe

- Rigueur et polyvalence

- Respect de la confidentialité

- Capacité à travailler en équipe Compétences transversales    

 - Gérer les urgences

- Sens des priorités et de l'organisation Une expérience significative dans le domaine du secrétariat est demandée.