Votre rôle et vos missions 

Rattaché(e)s à la Secrétaire Générale Adjointe de la Direction Territoriale de Strasbourg de Voies Navigables de France, la/le secrétaire/assistant(e) faire partie d’un collectif ayant pour objectif de centraliser les activités de secrétariat et d’assistance administrative au sein d’une même équipe. Le but étant de mutualiser le travail et les compétences de chacun(e) des secrétaires/assistant(e)s issues des différents services afin d’améliorer la qualité du secrétariat et d’en assurer sa continuité.

Secrétariat :

• Assurer l’assistance et la gestion d´agendas des membres du CODIR (Direction)
• Organiser les évènements relatifs au CODIR ou au Comité Stratégique (COSTRA) : réalisation des invitations, réservation des salles, échanges éventuels avec des prestataires…
• Gérer le courrier postal et dématérialisé et effectuer le suivi du courrier pour l’ensemble des Services
• Gérer les parapheurs et enregistrer les fiches de transmission pour l'ensemble des Services
• Mettre en forme des courriers, lettres, notes et effectuer des relectures
• Réaliser des comptes rendus et divers documents (autorisations de conduite)
• Gérer les appels téléphoniques
• Accueillir les éventuels rendez-vous des membres du CODIR
• Gérer et utiliser les boîtes mails des différents services
• Etablir les ordres de missions permanents, temporaires et internationaux pour l’ensemble des agents de la Direction Territoriale de Strasbourg
• Préparer l’organisation logistique de réunions (réservation de salle, impression de documents, préparation du café d’accueil etc.)
• Elaborer et gérer le tableau prévisionnel des congés des agents
• Apporter un appui pour l’organisation d’évènements tiers en lien avec le service communication, le Service Développement ou le pôle Management Qualité.
• Effectuer l’accueil du bâtiment du quai de paris ponctuellement

Déplacements :

• Assurer la gestion des déplacements de l’ensemble des agents de la Direction Territoriale de Strasbourg (réservation hôtels, train, avion, location des véhicules etc.)
• Mettre à jour la cartographie des populations par service en fonction des départs et des arrivées
• Administrer l’outil de gestion des déplacements NOTILUS (mise à jour des profils et des populations), et former à l’utilisation de cette plateforme
• Participer aux clubs nationaux sur les déplacements

Ressources :

• Piloter et administrer l’outil de réservation des ressources (véhicules…)
• Travailler de concert avec le logisticien du quai de paris

Conditions du poste de travail 

• CDD de droit public d'une durée de 2 ans
• Les secrétaires et assistant.e.s travaillent en collectif au sein d'un même bureau.
• Horaires variables et présence obligatoire durant les plages d'ouverture du bureau : 09h00 à 12h00 et de 14h00 à 16h00 du lundi au vendredi.
• RTT 
• Carte restaurant 
• Participation aux frais de transport

Votre profil

Compétences techniques :

• Maîtrise des outils de bureautique et de messagerie
• Excellentes qualités rédactionnelles
• Capacités de synthèse
• Savoir filtrer et hiérarchiser les informations

Compétences relationnelles et aptitudes :

• Discrétion et esprit d'équipe
• Capacité d´adaptation
• Sens des responsabilités et du contact
• Rigueur et polyvalence
• Respect de la confidentialité

Compétences transversales :

• Gérer les urgences
• Donner une priorité aux activités
• Sens de l'organisation, de la gestion du temps et des priorités