Voies navigables de France recrute un Assistant de gestion administrative - Base client et pré-facturation H/F dans le cadre d'un CDD de 6 mois.

Les occupants du domaine public fluvial sont enregistrés dans une base unique client qui nécessite la mise à jour des informations du client et d’éventuelles corrections.

Une fois les autorisations domaniales ou les constats d’occupation sans titre unique signées et notifiés, ils font l’objet d’une facturation par le service comptabilité. Avant cette opération, l’assistant de gestion doit procéder à plusieurs vérifications dans le logiciel GEDO pour valider les pré titres de facturation et les transférer vers le logiciel de facturation PEP.

Sous la responsabilité hiérarchique de la cheffe du pôle de gestion domaniale, le (la) titulaire du poste est chargé(e) de :

Vérifier dans GEDO que les pièces nécessaires à la facturation sont jointes (convention, constat d’occupation sans titre unique (COSTU), courrier ou mail de notification et accusé de réception par le client), et que les conditions requises sont remplies (absence de dette supérieure à 30 000€ pour les occupations pré contentieuses), que ce soit pour les conventions et COSTU établis par les gestionnaires du service domaine que pour les actes établis par les gestionnaires des six services territoriaux,
Valider et transférer les pré-titres de facturation, et informer les services,

Corriger ou faire corriger la base client en cas d’information manquante ou erronée (siret, adresse), pour assurer correctement la validation des pré-titres de facturation. Pour cela, faire les recherches nécessaires auprès des clients, ou des sites officiels répertoriant les entreprises pour effectuer les corrections,
Selon le niveau de correction, travailler avec les services territoriaux, le centre de service partagé (CSP), le service comptabilité, le service administrateur de GEDO ou le service informatique en charge des rectifications complexes de la base client,
En cas de besoin traiter des demandes de renouvellement de conventions ou autorisations d’occupation temporaires (COT ou AOT),
Assurer le suivi des dossiers correspondants (signatures, mise à jour des outils de suivi…)

Le (la) titulaire du poste doit pouvoir faire preuve d’une polyvalence pour pouvoir traiter différents types d’occupations domaniales avec l’aide des autres gestionnaires.

Compétences techniques : 

 Maîtrise des outils bureautiques
Capacité d’analyse, réactivité
Rigueur dans l’organisation et le suivi des procédures
Sens du rendu compte

Compétences transversales : 

Compréhension des principes généraux de la comptabilité et de la facturation

Compétences relationnelles et aptitudes :

Aptitude à créer du relationnel avec les services territoriaux, le centre de service partagé (CSP), le service comptabilité, le service administrateur de GEDO et le service informatique en charge des rectifications de la base client
Savoir être en équipe indispensable